Viele von uns arbeiten jetzt aus der Ferne oder haben Vereinbarungen mit ihrem Arbeitgeber über die Arbeit von zu Hause aus. Diese Situationen haben deutlich gemacht, wie wichtig effektive Kommunikation ist und wie sehr sie jede unserer Interaktionen beeinflusst. Nachdem ich so lange in einer Büroumgebung gearbeitet habe, ist die einfache Kommunikation, die von Angesicht zu Angesicht stattfindet, etwas, das ich manchmal für selbstverständlich hielt.

Mitte März 2020 unterschrieb ich bei PowerChord und entdeckte, dass ich für die absehbare Zukunft an Bord sein und vollständig aus der Ferne arbeiten würde. 

Als jemand, der Wert darauf legt in einer Umgebung mit persönlicher Zusammenarbeit und Interaktion aufzugehen, hat mich die Aussicht auf eine langfristige Fernarbeit nicht begeistert.

Glücklicherweise war PowerChord auf diese Wendung der Ereignisse vorbereitet, und mein ferngesteuertes Onboarding war so natürlich, wie es auch persönlich gewesen wäre (die Strategie von PowerChord für das ferngesteuerte Onboarding wird in diesem Blogbeitrag detailliert beschrieben).

Als Produktmarketing Manager ist die konsistente und klare Kommunikation ein wichtiger Teil meiner Arbeit. Mich darauf zu konzentrieren, was eine Botschaft für verschiedene Zielgruppen bedeutet, wie die Versandmethode ihre Wirkung beeinflussen kann, und sie dann auf ihre Schlüsselaspekte herunterzubrechen, hat mir geholfen, meine Kommunikationsfähigkeit professionell weiterzuentwickeln. Mehr noch, es hat mir den Übergang zur Home Office Arbeit sehr erleichtert, wenn ich nicht in der Lage bin, das Büro zu besuchen und mich mit meinen Teamkollegen persönlich zu treffen.

„Sprechen Sie mit mir?“

Wenn man sich darauf vorbereitet eine Botschaft zu senden, muss man als erstes an unser Publikum denken. Von dort aus können wir bestimmen, wie die Botschaft zugeschnitten und verbreitet werden soll. 

In meiner Rolle halte ich interne Interessengruppen, Kunden und Endbenutzer über Änderungen am Produkt von PowerChord auf dem Laufenden. Diese Zuhörer benötigen verschiedene Versionen der Botschaft – jede mit unterschiedlichem Inhalt und Stil – während das zugrunde liegende Thema gleich bleibt. 

Bedenken Sie bei der Anpassung unserer Botschaft für unser Publikum: 

  • Den Detaillierungsgrad den wir einbeziehen (z.B. Wald versus Bäume)
  • Die von uns verwendete Terminologie
  • Der allgemeine Ton den wir vermitteln möchten

Bei PowerChord interessieren sich die verantwortlichen Ansprechpartner dafür, wie eine Änderung, z.B. eine neue Funktion, in unsere Produktstrategie passt, welche Auswirkungen sie auf unsere Kunden hat, wie sie voraussichtlich angenommen wird und wie man am besten mit Interessenten und Kunden darüber spricht. 

Die Beschreibung des Features aus einer hochrangigen, strategischen Perspektive, während diese Punkte angesprochen werden, vermittelt diesem Publikum die kritischsten und relevantesten Informationen. Kunden und Benutzer hingegen wollen wissen, wie die neue Funktion funktioniert, welche Probleme sie löst oder wie sie ihnen hilft, ihre Ziele zu erreichen. Für sie ist es am besten, etwas detaillierter und “in-the-weeds” zu werden, ohne die Botschaft durch die Verwendung von ungewohntem oder technischen Jargon zu verdunkeln.

Die Art und Weise, wie wir unsere Botschaft verbreiten, beeinflusst auch ihre Akzeptanz.

„Es geht nicht darum, was Sie gesagt haben, sondern wie Sie es gesagt haben“

Das Medium, über das wir mit unserem Publikum kommunizieren, ist genauso wichtig wie die Botschaft selbst. Der kanadische Philosoph Marshall McLuhan ging in seinem 1964 erschienenen Buch „Understanding Media“ (Medien verstehen) noch weiter und stellte fest, dass „das Medium die Botschaft ist“ – sie sind ein und dasselbe. Selbst wenn eine Botschaft genau die gleichen Worte verwendet – ob sie nun in einer E-Mail, in einem Tweet oder zu der Person neben uns gesprochen werden – sind sie alle unterschiedliche Botschaften, und jede kann unterschiedlich interpretiert werden.

Bei der Entscheidung, wie eine Botschaft zu senden ist, sollten wir ihre Formalität, Dringlichkeit und die Frage berücksichtigen, ob wir eine Antwort benötigen oder nicht. 

Push-Messaging eignet sich am besten für Nachrichten, die zeitkritisch sind, eine Antwort erfordern oder bei denen wir eine Rückmeldung vom Empfänger erwarten. Dies geschieht in Form von E-Mail oder Sofortnachrichten.

Bei Nachrichten, die nicht dringend oder informativ sind (eher als Konversation Nachrichten), können wir erwägen, den Empfängern die Möglichkeit zu geben, die Nachricht nach Belieben abzurufen. Die Verwendung einer Pull-Kommunikationsmethode, wie z.B. die Veröffentlichung von Nachrichten in einem Memo oder Blog oder im Intranet des Unternehmens, ist eine großartige Möglichkeit, mit einem größeren Publikum auf nicht-intrusive Weise zu kommunizieren.

Mir persönlich macht es Spaß, Blogbeiträge zu verwenden, um Produkt-Meilensteine intern bei PowerChord zu kommunizieren. Es ermöglicht denjenigen, die es wissen müssen, die Beiträge an einem speziellen Ort zu überprüfen, anstatt sich durch E-Mails zu jagen oder durch Instant Messages zu scrollen. Diejenigen, die ein vorübergehendes Interesse daran haben, können wählen, ob sie die Beiträge durchsehen wollen oder nicht, ohne dass ich ihre Posteingänge mit Inhalten fülle, die für sie nur von geringer Bedeutung sind.

Das Versenden von Inhalten, die nicht mit dem Medium übereinstimmen, kann bei einem Publikum Verwirrung oder Nachrichten Blindheit hervorrufen. Eine formelle Nachricht, die über Instant Messaging verschickt wird, kann sofort als beiläufig empfunden werden und die beabsichtigte Wirkung verlieren. Denken Sie daran, zu wie vielen Besprechungen Sie eingeladen waren, die „eine E-Mail hätte sein können“ – oder wie viele endlose E-Mail-Threads, auf die Sie kopiert wurden und die Sie kaum bemerkt haben. 

Kürze ist der Schlüssel

Ich war ein wenig bestürzt, als mir Anfang des Jahres die New York Times sagte, dass die Leute das, was ich geschrieben habe, nicht lesen würden – wie unhöflich! 

Konnte nicht jeder sehen, wie viel Mühe ich mir beim Schreiben gegeben habe? 

Tatsache ist, dass wir jeden Tag mit allen möglichen Arten von Kommunikation überschwemmt werden. E-Mails, Telefonanrufe, Video-Chats, Sofortnachrichten, Texte – jedes neue Schreiben ist ein Todesstoß für die Aufmerksamkeit unseres Publikums. Anstatt damit zu konkurrieren und unsere Leser zu überfordern, hilft es uns, unsere Korrespondenz kurz und auf den Punkt zu bringen, damit unsere Botschaft nicht verloren geht.

Wenn ich Produkt-Updates im internen Blog von PowerChord veröffentliche, konzentriere ich mich auf die 5 W’s, die fast jedem bekannt sein werden – Wer, Was, Wann, Wo und Warum – und auf die jeweils ein paar Sätze antworten. Ich unterteile den Beitrag sogar in Abschnitte mit diesen Titeln, so dass alle Antworten auf die häufigsten Fragen transparent behandelt werden und leicht und schnell überflogen werden können. Vorbei sind die Zeiten der Textblöcke von Veröffentlichungshinweisen.

In einem beliebten Experiment stellte Sheena Iyengar, damals Doktorandin und heute Professorin an der Columbia Business School, Marmeladentöpfe in Gruppen von 6 oder 24 Stück auf die Tische von Lebensmittelgeschäften. Etwa 30 % derer, die sechs Auswahlmöglichkeiten hatten, kauften etwas Marmelade, während nur 3 % derer, die mit 24 Auswahlmöglichkeiten konfrontiert waren, dies auch taten.

Auch wenn wir vielleicht nicht alle versuchen, etwas zu verkaufen, ist der Punkt universell – weniger ist mehr!

Die neue Normalität

Die „Neue Normalität“ ist ein Begriff, der heutzutage sehr häufig verwendet wird. Während wir aus der Krise herauskommen und die Dinge wieder „normal“ werden, wird immer deutlicher, dass nicht alles wieder so wird, wie es vorher war. Immer mehr Unternehmen werden Arbeitnehmer ermutigen von zuhause aus zu arbeiten, während sie anderen auch die Rückkehr ins Büro ermöglichen.

Eine effektive Kommunikation wird dazu beitragen, die Grenzen zwischen den „alten“ und „neuen“ Normalen zu verwischen. Wen auch immer Sie erreichen müssen, wenn Sie Ihre Botschaft maßschneidern, ein geeignetes Medium verwenden und sie kurz halten, wird Ihnen helfen, dies mit neuer Klarheit und Wirkung zu tun.